¿Qué hacemos una de cada tres horas de trabajo?

El e mail consume buena parte de las tareas rutinarias
¿Qué hacemos una de cada tres horas de trabajo?
Si se suman los e mails que se contestan desde casa, se gestionan una media superior a 100 al día en algunos trabajos./Shutterstock

Gestionar el constante flujo de correo electrónico es una de las tareas que como única actividad consume más horas de trabajo. Un estudio de la Universidad Carleton, que siguió a 1,500 personas en seis distintas organizaciones verificó que se dedica un tercio del tiempo en la oficina, leyendo y contestando correos electrónicos y es algo que estresa a muchos trabajadores. Cuando se trabaja desde casa, se puede llegar a destinar la mitad de la jornada al e mail.

Y mucho de este trabajo y estrés es para avanzar poco en el trabajo porque el 30% de las veces las comunicaciones no son ni urgentes ni importantes. Tener más de 3,000 e mails sin leer en la bandeja de entrada no es infrecuente pero para muchas personas es una fuente de ansiedad.

Quienes han participado en este estudio son personas mayores de 35 años con educación superior y que pasan buena parte de su tiempo (47.2 horas a la semana) en el trabajo. El 60% eran mujeres. Todos ellos además trabajan desde casa algunas horas. Normalmente gestionan más de 86 correos en el trabajo para llegar al centenar desde su hogar.

Gestionar mejor lo que llega a la bandeja de entrada va a tener que ser una obligación porque el tráfico de emails no deja de crecer a pesar del auge de otras formas de comunicación vía Internet — algo que también supone una distracción–. Una de las acciones a tomar es dar prioridad a lo que necesita una respuesta y lo que no. Y hacerlo sin pensarlo demasiado para no tener frencuentes interrupciones en el trabajo y con ello perder la concentración. Borrar e mails que no son necesarios sin tener que llegar a leer hasta el final es una opción pero obviar que se amontonan en la bandeja de entrada es otra manera de minimizar el problema.

Por salud mental, hay que dejar de mirar la bandeja de entrada de forma compulsiva e imponerse un horario para no mirar el contenido del inbox. Con el correo y en general el potencial de conexión virtual (y desconexión real) de los teléfonos inteligentes hay que madurar y establecer distancias para no depender de ellos cada vez más y que se eleven las horas de trabajo  que además resultan poco productivas.