12 documentos financieros que debe conservar

¿Está cansado del volumen cada vez mayor de documentos financieros que se acumula, pero no sabe cuáles de ellos puede desechar? La siguiente es una guía general de los registros que se deben conservar y por cuánto tiempo.

Hay documentos que siempre se deben guardar, por ejemplo, los certificados de nacimiento o las actas de defunción, los papeles de adopción, los registros académicos o militares y las actas de matrimonio. Pero cuando sus archivos están que explotan de comprobantes y facturas, hacer limpieza de los papeles que no necesita facilita la tarea de mantener en orden aquellos que son importantes.

– Declaraciones de impuestos. El Servicio de Rentas Internas señala que debe conservar sus declaraciones de impuestos durante al menos tres años. Si usted omite declarar un 25% o más de sus ingresos, el IRS puede auditarlo durante un plazo máximo de seis años. El IRS indica también que usted debe cerciorarse de los distintos requisitos de su compañía de seguro o de sus acreedores.

Por cómico que parezca, el IRS recomienda conservar registros por tiempo indeterminado “si usted presenta declaraciones fraudulentas”.

– Inversiones. Conserve las declaraciones del impuesto a las ganancias de capital y los formularios 1099 que recibe por la renta generada por sus inversiones durante al menos tres años, junto con las declaraciones de impuestos.

También necesita conservar los estados de sus cuentas de corretaje gravables para demostrar si tuvo ganancias o pérdidas de capital. Si esos estados no reflejan el costo de origen, es decir, el valor original de una inversión, conserve las confirmaciones de sus transacciones a efectos de poder determinar ese costo con el paso del tiempo. Puede desechar el prospecto y los informes anuales inmediatamente después de leerlos.

– Cuentas de jubilación individuales. Si efectuó una contribución no deducible a una cuenta de jubilación individual, conserve los registros durante el período en el que la cuenta esté abierta para demostrar que ya pagó impuestos sobre esos fondos. En el caso de las cuentas IRA y Roth IRA deducibles, es conveniente llevar seguimiento de sus contribuciones totales.

– Estados de cuenta del plan 401(k). Conserve los estados anuales y los estados trimestrales correspondientes al año en curso.

– Recibos de sueldo. Una vez que concilie el saldo de sus cuentas bancarias, no es necesario que conserve los recibos de sueldo. Si tiene previsto solicitar un préstamo en el corto plazo, es posible que necesite los recibos de los últimos tres a seis meses.

– Estados de cuentas bancarias. Conserve los estados de sus cuentas bancarias de los últimos tres meses si tiene previsto solicitar un préstamo. De lo contrario, puede desecharlos una vez que los haya conciliado.

– Tarjetas de crédito. Conserve los comprobantes de sus compras con tarjeta de crédito hasta recibir los estados de cuenta y verificar que los cargos imputados son correctos. Conserve los estados de los tres últimos meses.

– Cheques. Deséchelos después de conciliar el saldo de su cuenta, a no ser que los necesite para sus declaraciones de impuestos (por ejemplo, gastos deducibles relacionados con la empresa o contribuciones a entidades benéficas).

– Préstamos. Conserve el estado de cuenta que refleje el saldo actual y guarde el comprobante del último pago durante siete años.

– Pólizas de seguro y comprobantes de pago de las primas. Conserve estos documentos hasta el vencimiento de las pólizas.

– Registros médicos. Los estados de cuenta del seguro médico, las facturas de profesionales de la salud y los comprobantes de medicamentos con receta y gastos hospitalarios deben conservarse durante cinco años desde la fecha en la que recibió el servicio en cuestión.

– Registros relacionados con bienes inmuebles. Conserve los documentos relativos a la compra, la venta y las mejoras introducidas en el inmueble. Las mejoras incrementan el costo de origen, lo cual posiblemente puede reducir la carga impositiva al momento de vender la propiedad.

– Gary Brooks/AdviceIQ

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Gary Brooks es planificador financiero certificado y presidente de  Brooks, Hughes & Jones, una empresa de asesoramiento en inversiones registrada en Tacoma, Wash. Se publicó por primera vez una versión más larga de este artículo en su blog  The Money Architects.

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