Procrastinación en la empresa, un freno en la rueda
«No te pongas a contemplar toda la escalera, simplemente sube el primer peldaño»: Martin Luther King
Los jefes deben hablar con las personas que posponen las tareas laborales y retrasan a la compañía. Crédito: Alamy
Postergar el trabajo es un palo en las ruedas de la producción. Basta con que un trabajador cualquiera, no ya un directivo, aplace sus tareas para que se frene toda la cadena empresarial. ¿Cómo luchar contra la procrastinación?
Los procrastinadores son esas personas que no dejan para mañana lo que pueden hacer pasado mañana. Retrasan sus labores hasta el último momento y más allá. Todos podemos atravesar etapas así, en las que los emails se nos amontonan en la bandeja de entrada, las obligaciones nos persiguen y vamos quedando mal con todo el mundo, pero de esas situaciones hay que salir cuanto antes, porque no es lo mismo sacudirse un poco de arena que quedar sepultados por una montaña.
Las empresas son engranajes complejos en los que el resultado global depende del funcionamiento de todas las piezas; por tanto, hay que combatir la procrastinación en cualquier puesto, pero más si afecta a los responsables y gestores de equipos.
La procrastinación tiene causas complejas y diferentes en cada persona. No basta con enseñar a alguien a organizar mejor su tiempo, sino que es necesario analizar qué hay en el fondo: miedo al fracaso o incluso al éxito, desmotivación, falta de confianza, resistencia…; en definitiva, algún problema con la adecuada gestión de las emociones.
Existen técnicas que ayudan a vencer el problema, como hacer las tareas más engorrosas a primera hora, diseñar horarios y listados de cumplimiento, eliminar distractores como las redes sociales, etc. Pero, en mi opinión, siempre hay que averiguar las causas de la desmotivación. Para ello, casi siempre es ineludible que expertos profesionales ajenos a la empresa puedan evaluar los motivos y reconducir las situaciones de manera individual y global.
Al margen del análisis de las causas que provocan la procrastinación, para combatirla resulta imprescindible…
Hablar, no sermonear. Cuando tenemos un problema es primordial enunciarlo, pero sin extenderse, sin buscar culpables, sin detallar los retrasos… Basta con decir que las cosas no están funcionando como debieran y pasar a expresar: «Necesitamos cambiar y vamos a trabajar juntos para solucionarlo».
Establecer un plan. Muchas veces no existen objetivos a corto plazo, la meta es tan lejana que surge la postergación. Es básico marcar hitos cercanos y alcanzables. Una vez diseñadas las etapas, habrá que reportar cada semana con un informe de los progresos logrados y de las fechas previstas para abordar los siguientes, pero sin abrumar ni presionar.
Premiar es mejor que castigar. Funciona mejor la zanahoria que el palo. Por eso es preferible ofrecer incentivos, felicitar, mostrar confianza en que el procrastinador podrá superar las dificultades. Cada pequeña victoria debe tener su recompensa, aunque solo sea en forma de felicitación.
Ofrecer apoyo. Una mano amiga que tire del procrastinador es esencial para seguir adelante. Debe saber que cuenta con apoyo, que puede expresar sus dificultades y pedir refuerzo cuando lo considere oportuno.
Hay una frase de Martin Luther King que seguramente nos ayudará a todos en los momentos de postergación: «No te pongas a contemplar toda la escalera, simplemente sube el primer peldaño».
