Planificación digital del patrimonio: 5 cosas que hay que hacer ahora para simplificar la vida en caso de crisis

El 14 de marzo de 2018, Steve McKinnon, antiguo Vietnam y paramédico, falleció repentinamente a la edad de 67 años. Los meses posteriores a su muerte fueron “muy confusos”, dice su hija Erin McKinnon, comercializadora en Florida, “pero por suerte mi padre me lo hizo más fácil. Estaba muy preparado”. 

La había agregado a sus cuentas financieras, mantuvo un cuaderno con toda su información de inicio de sesión y guardó documentos importantes en una caja fuerte. “Mi padre me recordaba con frecuencia dónde estaba la llave de la caja fuerte”, dice McKinnon. “Pero cuando tienes poco más de 30 años, no piensas que necesitarás saber o usar la información durante mucho tiempo”.

No es agradable pensar en la muerte o en una emergencia médica que podría dejarte fuera de combate, aunque sea temporalmente, pero uno de los mejores regalos que puedes darle a un ser querido es prepararte para esos escenarios.

“Es una necesidad absoluta”, dice Jill Johnson-Young, terapeuta de duelo y viuda doble, que ahora cuida a una madre con enfermedad de Alzheimer avanzada. “Aquellos que se niegan a mirar esto y llevarlo a la práctica pueden estar dejando un desastre y mucho trauma detrás.” 

Abordar este proyecto también puede brindarte tranquilidad, agrega.

Aunque muchas personas están familiarizadas con la planificación patrimonial tradicional (crear un testamento y establecer un poder notarial duradero), también es importante pensar en la planificación patrimonial digital. ¿Cómo accederán tus seres queridos a sus cuentas en línea para pagar las facturas? ¿Qué deberían hacer con los registros, recuerdos y otros activos que residen en tus dispositivos electrónicos o en el almacenamiento en la nube? 

Tenemos un plan para ti. Es un proyecto de fin de semana que los miembros de tu familia agradecerán cuando ya no puedas ocuparte de las cosas por ti mismo.

1. Crea un documento ‘En caso de emergencia’

El primer paso es organizar la información importante para que tus seres queridos puedan acceder rápidamente a ella durante una crisis. Puedes crear un documento con esta información y guardarlo en una caja fuerte o compartirlo de forma segura a través de un administrador de contraseñas (más sobre eso en un momento). Hemos creado un PDF de 10 páginas para ayudarte a comenzar. Este es el tipo de información que es útil incluir:

Detalles personales y familiares esenciales: Registra los nombres, direcciones, direcciones de correo electrónico y números de teléfono de contactos importantes. Incluye las alergias y otras condiciones de salud, así como los medicamentos que tomas con regularidad. También agrega las direcciones de los lugares de trabajo, escuelas y otros lugares donde normalmente se puede encontrar a las personas que forman parte de tu entorno cercano, en caso de que no se las pueda contactar por teléfono.

Contactos clave: Anota los nombres y números de teléfono de tu empleador, amigos cercanos, médicos, abogado y contador. Incluye a cualquier otra persona con quien interactúes regularmente, como un proveedor de un centro de día. 

Para ayudarte a recopilar y compartir información con tus seres queridos, creamos un documento de 10 páginas que enumera los detalles médicos, legales y financieros que a menudo se necesitan en tiempos de crisis. Haz clic para descargar el PDF completo a continuación.

Ubicación de los documentos: Indica dónde guardas tus documentos difíciles de reemplazar, como tu certificado de nacimiento, pasaporte, tarjeta de Seguro Social, testamento y otros documentos legales.

Estos deben incluir directivas anticipadas de atención, como un testamento en vida, un poder notarial duradero para decisiones financieras y un apoderado de atención médica para decisiones de salud. Una caja fuerte a prueba de incendios y robos es ideal para estos documentos. Si tienes una caja de seguridad, anota dónde está y dónde guardas la llave.

Información financiera: Enumera tus cuentas bancarias y tus números de cuenta, las inversiones que posees, las tarjetas de crédito y otras obligaciones de deuda. También anota todas tus facturas periódicas, cuándo vencen y cómo las pagas normalmente (por ejemplo, automáticamente desde tu cuenta corriente o con cheque). 

Este apunte escondido también puede ser de vital importancia para tu propio uso, si, por ejemplo, tienes que evacuar tu hogar debido a un desastre natural. Asegúrate de actualizar el documento cada vez que cambies la información (por ejemplo, cuando cambies de proveedor de seguros).

2. Comparte tus contraseñas con miembros de la familia

Para pagar tus facturas, copiar las fotos que tienes en tu computadora o teléfono y manejar todos tus otros asuntos, alguien necesitará acceso a la información de inicio de sesión para una variedad de cuentas. Lo ideal es que al menos dos personas, no necesariamente en el mismo hogar, tangan acceso, por si acaso.

Anota las contraseñas de tu computadora y tu teléfono y guárdalas en un lugar seguro. Si deseas registrar esto en tu “documento en caso de emergencia”, puedes dejar una pista de contraseña en lugar de escribir las contraseñas. Por ejemplo, “Última oración del libro favorito + número de camiseta del jugador favorito de la NBA”.  

Para el resto de tus contraseñas, te recomendamos que utilices un administrador de contraseñas. En las pruebas de Consumer Reports, 1Password obtuvo la puntuación más alta en facilidad de uso, privacidad de datos y seguridad. El plan familiar ($60 al año) cubre hasta cinco miembros de la familia, quienes obtienen acceso a bóvedas familiares compartidas (es decir, carpetas) y bóvedas individuales para ellos mismos. 

Si decides usar 1Password, invitarás a los miembros de tu familia a tu cuenta compartida. Una vez que se hayan unido, podrás agregar o mover inicios de sesión de cuentas, notas seguras, información bancaria e incluso archivos de computadora a la bóveda compartida. Pueden acceder a esta información con la única contraseña que configuraron para su propia cuenta. Y si olvidan su contraseña, tú u otra persona que designes en 1Password puede ayudarlos a recuperarla.

También puedes usar 1Password como autentificador para sitios que tengan activada la autenticación de dos factores (2FA), también llamada autenticación multifactor. De esta manera, los miembros de tu familia no necesitarán tener acceso a tu teléfono para iniciar sesión en las cuentas que has protegido con 2FA. Pueden obtener el código generado una sola vez desde la aplicación.

1Password también tiene una función de “kit de emergencia”. Básicamente es un documento PDF que enumera la clave segura que necesitas para iniciar sesión en tu cuenta en cualquier dispositivo nuevo, junto con la dirección de inicio de sesión y la dirección de correo electrónico vinculada a la cuenta. Incluye una línea donde puedes escribir tu contraseña maestra. Imprime el kit de emergencia y guárdalo en un lugar seguro.

3. Designa un contacto para que herede tus principales cuentas en línea

Algunas empresas de tecnología ofrecen herramientas que te permiten otorgar el control de tu cuenta a alguien de confianza en caso de que te suceda algo.

El administrador de cuentas inactivas de Google notificará hasta a 10 personas si has estado inactivo durante un cierto tiempo (3, 6, 12 o 18 meses). Puedes elegir compartir datos como tu calendario, archivos de Google Drive, Google Photos y correo electrónico. También puedes decidir que se elimine tu cuenta de Google tres meses después de estar inactiva. Para configurar esto, dirígete a tu página de administrador de cuentas inactivas y sigue las indicaciones.

El contacto de legado de Facebook permite que un amigo o familiar administre tu cuenta después de que hayas fallecido. Eso incluye administrar publicaciones de homenaje en tu página, solicitar la eliminación de tu cuenta, responder a nuevas solicitudes de amistad y actualizar tu foto de perfil y de portada. La persona no podrá publicar en tu nombre ni ver tus mensajes. Para configurar esto, haz clic en la flecha hacia abajo en la parte superior derecha de cualquier página de Facebook. Selecciona Configuración y privacidad > Configuración > Configuración de conmemoración. Escribe un nombre en el campo “Elegir un amigo”, que buscará la cuenta de Facebook de la persona y haz clic en Agregar.

El contacto de legado de Apple le da a una o más personas acceso a los datos almacenados en tu cuenta de Apple después de tu fallecimiento. Esto puede incluir mensajes, fotos, notas, aplicaciones y archivos, pero no medios con licencia que hayas comprado, información de pago o contraseñas y otros datos almacenados en el Keychain (llavero). Tu contacto heredado necesitará tu certificado de defunción y la clave de acceso que se generará cuando lo agregues a tu ID de Apple. Para configurar esto:

En iOS: dirígete a Configuración > [tu nombre] > Contraseña y seguridad > Contacto heredado > Agregar contacto heredado.

En macOS: haz clic en el menú Apple > Preferencias del sistema > ID de Apple > Contraseña y seguridad > Contacto heredado > Agregar contacto heredado.

4. Agrega tus deseos para tus activos digitales a tu testamento

Es posible que los miembros de la familia deban buscar orientación legal para acceder a otras cuentas en línea. Microsoft, por ejemplo, dice que debe recibir formalmente una citación u orden judicial válida para proporcionar dicho acceso. LinkedIn e Instagram pueden recordar y brindar acceso post mortem a tus cuentas, pero también requieren documentación legal o prueba de defunción, respectivamente. 

“El consejo que se aplica a la propiedad tradicional también se aplica aquí”, dice Ben Orzeske, un abogado que trabaja para la Comisión de Ley Uniforme, que ayudó a aprobar la Ley de Acceso Fiduciario Uniforme a los Activos Digitales (RUFADAA) en la mayoría de los estados de Estados Unidos. La RUFADAA permite que las personas que designes en tu testamento u otro documento legal accedan a tu propiedad digital, como archivos de computadora, dominios web y cuentas de redes sociales. Antes de que existiera esta ley, dice Orzeske, se podía demandar a Google o a otra empresa por acceder a la cuenta de otra persona, pero los términos de servicio normalmente establecían que solo el usuario original podía acceder a la cuenta. “Y [antes de RUFADAA], los términos del testamento de un usuario no anulaban los términos de servicio de la empresa”, agrega. Eso todavía se aplica en los estados que no tienen la ley.

Si deseas que los miembros de tu familia puedan administrar tus cuentas y acceder a tu propiedad digital, ya sea que tenga un valor monetario o puramente sentimental, solicita a un abogado que agregue esta cláusula a tu testamento o fideicomiso, aconseja Orzeske. 

Señala que la RUFADAA no permite el acceso al contenido de correos electrónicos y otro tipo de comunicaciones electrónicas por consideraciones de privacidad. A menos que indiques en tu testamento que deseas que tu fiduciario (como el albacea de tu testamento) pueda leer tus correos electrónicos, estos permanecerán privados.

La cláusula de activos digitales también se puede agregar a los instrumentos legales para la planificación de la incapacidad, como un POA (poder notarial), dice Sharon Hartung, ingeniera y autora de tres libros sobre planificación patrimonial para activos digitales. 

“Además, crea un inventario de los principales activos que posees”, dice Hartung, “y piensa en los tres principales activos digitales por los que te sentirías devastado si no estuvieran disponibles”. Esto puede incluir trabajos protegidos por derechos de autor como escritos, música o arte que hayas creado, así como preciadas fotos familiares. 

Para tus publicaciones e historias en las redes sociales, puedes usar el generador gratuito de testamentos para redes sociales del servicio de creación de testamentos en línea Epilogue para crear un documento que especifique cuáles son tus deseos para Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Google, Apple y una amplia categoría de “otras cuentas de redes sociales”.

5. Organiza una reunión familiar de planificación de emergencias

Finalmente, es hora de hablar con tu familia sobre tus deseos y asegurarte de que sepan cómo usar el administrador de contraseñas. Por más incómodo que esto pueda ser, “evitar esta discusión asegura el trauma”, dice Johnson-Young, la terapeuta de duelo. “Tener el diálogo abierto es una gran bendición para los sobrevivientes y hace que su proceso de duelo sea mucho más fácil”.

Johnson-Young recomienda elegir a una persona de confianza para administrar los asuntos. “He visto demasiadas familias envueltas en situaciones desagradables en los momentos más difíciles de sus vidas como resultado de una mala planificación”.

Si tienes esta conversación ahora, que gozas de buena salud, puedes tranquilizar a todos los presentes de que nada anda mal y que solo estás poniendo tus asuntos en orden.

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