Su negocio y los números del Seguro Social

Si tiene su propio negocio y tiene empleados, no se olvide de mantener la documentación requerida para cada uno de los trabajadores.

Todos los empleadores en Estados Unidos están obligados a llenar el cuestionario I-9 del Servicio de Inmigración y Naturalización (USCIS) y pedir al empleado documentos que indiquen su identidad y su capacidad de trabajar legalmente en el país. Al no cumplir con este deber, y en caso de ser descubierto por el USCIS, el patrón pagaría una multa de 250 a dos mil dólares por cada empleado.

Es más, por muy cuidadoso que sea un empleador si resulta que el número de Seguro Social que le ha dado su empleado no es correcto, es posible que sea multado a pesar de cumplir al pie de la letra con la ley de inmigración.

Según la empresa de nóminas, ADP, en el último año ha habido siete millones de casos de falta de concordancia entre el número de Seguro Social que el empleado entrega a su patrón y el número que está en la base de datos de la Oficina de Administración del Seguro Social (SSA).

Hasta ahora la SSA sólo ha enviado una notificación para que el empleador se entere de la disconformidad, pero a partir de este año (2012) este aviso se va a convertir en multa.

“Ya es hora de que los empleadores se espabilen”, dice Pete Isberg, director de ADP. “Ahora se les va a fijar a los empleadores una multa de 50 dólares por cada W-2 que no concuerde con la información que tiene el gobierno en su base de datos”.

Las notificaciones empezaron a salir a principios de 2004 para las faltas que se han cometido desde 2002 en adelante. Rogers afirma que hay una excepción para empleadores que no tengan más de 10 incidentes de desacuerdos, y la multa máxima no puede sobrepasar los 250 mil dólares.

Si el empleador se entera de un problema con el número de Seguro Social de su empleado, no puede ignorar la situación. Ha de pedir por escrito al empleado que corrija la situación antes del 31 de diciembre del mismo año.

Si el empleado no la corrige, el patrón debe hacer constar con documentos que se le ha exigido una corrección y el empleado se ha negado.

Mutual Water Company Ahora hay más recursos que antes al alcance de los negocios para verificar el número de Seguro Social de sus empleados. En la página web de la SSA (www.ssa.gov/employer/ssnv.htm) se muestra una manera de determinar si el número de Seguro Social es bueno o no. Si usted no tiene acceso a una computadora, puede llamar al (800) 772-6270.