Hasta $100 millones de dólares puede costar a las empresas organizar reuniones innecesarias, según informe
De acuerdo con la cantidad de tiempo que los trabajadores dijeron que pasan en reuniones no esenciales, tomando en cuenta sus salarios, la encuesta estimó que las organizaciones que emplean a 5,000 personas desperdician alrededor de $100 millones de dólares al año
Una encuesta realizada entre 632 trabajadores reveló que el 30% de las personas dijo que asiste a reuniones en las que no necesitaban estar. Crédito: Shutterstock
Las reuniones innecesarias en las grandes empresas han ocasionado un gasto de hasta $100 millones de dólares al año, que podrían ahorrarse con solo reducir las listas de invitados.
De acuerdo con una encuesta realizada para el fabricante de software de notas para reuniones Otter.ai por Steven G. Rogelberg, profesor de UNC Charlotte y experto en estrategia de reuniones, los empleados usualmente se ven envueltos en demasiadas cosas que les hacen perder el tiempo.
A menudo, esto conduce al aburrimiento y la frustración, y los empleados dicen que el tiempo desperdiciado interfiere con su trabajo más productivo, encontró la encuesta.
Cómo las empresas “malgastan” presupuesto en reuniones
De acuerdo con otros datos de Harvard Business Review, las empresas gastan un total de $37,000 millones de dólares por año en reuniones, lo que subraya la enorme inversión en este tipo de comunicaciones.
Por ejemplo, un estudio anterior de Rogelberg publicado en Small Group Research, una revista académica, citó una investigación que encontró que el fabricante de fotocopiadoras Xerox gastó más de $100 millones de dólares al año en reuniones en su unidad de fabricación y desarrollo.
Pero gran parte de ese dinero parece estar malgastado. La encuesta de Rogelberg de 632 trabajadores en 20 industrias preguntó a cuántas reuniones asisten en una semana y si los encuestados sentían que su presencia había sido crítica. ¿La respuesta? Los encuestados dijeron que no necesitaban estar en el 30% de las reuniones a las que asistieron.
Según la cantidad de tiempo que los trabajadores dijeron que pasan en reuniones no esenciales, así como sus salarios, la encuesta estimó que las organizaciones que emplean a 5,000 personas desperdician alrededor de $100 millones de dólares al año en reuniones innecesarias.
Para una empresa con 100 empleados, los ahorros financieros derivados de la eliminación de reuniones innecesarias ascenderían a 2.5 millones de dólares al año, según el informe.
Cuánto podrían ahorrar en reuniones
En el transcurso de un año, descubrió que la organización grande promedio gasta el equivalente a aproximadamente $80,000 dólares en reuniones por empleado, teniendo en cuenta los salarios de los individuos y la cantidad de tiempo que dedican a las reuniones.
De las 18 horas a la semana que los empleados dedican a las reuniones, informaron que casi seis horas fueron improductivas. Eso equivale a más de $25,000 dólares en inversión anual “desperdiciada” en términos de costos monetarios directos, como salarios y beneficios, y costos indirectos, como centrarse en tareas que mejoran los resultados, según Rogelberg.
Luego, la investigación extrapoló los datos a empresas de diferentes tamaños. Por ejemplo, una organización de 5,000 empleados gasta un total de aproximadamente $320 millones de dólares al año en reuniones. Si aproximadamente un tercio de esas horas anuales son improductivas, la empresa está desperdiciando $101 millones de dólares al año en tiempo de reunión que podría invertir en otras actividades, concluye el estudio.
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