Por cuánto tiempo se deben conservar los archivos de impuestos: lo que tienes que saber

El final de la temporada de impuestos está más cerca, el 15 de abril es la fecha límite para presentar tu declaración, y con ella llega la tentación de tomar todos tus documentos, echarlos a la trituradora y olvidarte del tema hasta el año que sigue. Pero es muy importante saber que deshacerse de forma prematura de tus documentos tributarios puede tener serias consecuencias financieras.

Si estás pensando en tirar todos tus registros y no sabes cuál es el mejor momento, no te preocupes; aquí te compartimos una guía sencilla para tener claro cuánto tiempo debes conservar tus documentos fiscales, qué documentos se recomienda guardar y algunos otros consejos para asegurarte de tener todo en un lugar seguro para evitar problemas más adelante.

¿Por qué es importante conservar los documentos fiscales?

Al almacenar tus documentos tributarios te proporciona un registro de tu historial financiero y te ofrece protección en caso de auditorías o disputas con el IRS. Estas son las 7 razones más comunes para conservar tus documentos fiscales:

• Reclamo de reembolsos. Si descubres que eres elegible para un reembolso o crédito, vas a necesitar los documentos originales para presentar una declaración enmendada.
• Registro de ingresos. Documentos fiscales como el W-2 y el 1099 proporcionan un registro de tus ingresos, los cuales son cruciales para informar al IRS con precisión sobre tus ganancias y consultarlos en caso de una auditoría.
• Calificación para deducciones o créditos. Documentos de respaldo como estados financieros, recibos o informes de gastos, ayudan a verificar las deducciones y créditos reclamados en la declaración de impuestos.
• Protección de auditoria. El IRS puede auditar tu declaración de impuestos dentro de un periodo de tiempo fijo y es importante tener a la mano los documentos necesarios para justificar tus ingresos y deducciones.
• Prueba de presentación de impuestos. Tener una copia de la declaración de impuestos que presentaste sirve como prueba de que cumpliste con tus obligaciones tributarias en un año en específico.
• Fines patrimoniales y de herencia. Se podrían necesitar documentos fiscales para la planificación patrimonial, la herencia u otros fines de planificación financiera.
• Documentación para préstamos y transacciones financieras. Algunos prestamistas puede exigir declaraciones de impuestos como parte de la documentación para solicitudes de hipotecas y otros préstamos.

¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos fiscales?

Aunque varía según el tipo de documento y sus circunstancias como pauta general, de acuerdo a información compartida por el mismo IRS, el periodo recomendado para conservar los documentos de impuestos federales es de al menos tres años y el tiempo máximo para conservar tus documentos tributarios es de siete años, después de los cuales ya no servirán para presentar ni recibir un reembolso.

Este esquema de tiempo te permita reclamar un reembolso que se suponía debías recibir dentro de los tres últimos años fiscales. Si no presentas una declaración puedes enviar los formularios y la documentación correspondiente entro de los años a partir de la fecha de presentación para recibir la declaración.

Si eres propietario de una empresa y tienes trabajadores, también se deben conservar todos los documentos y archivos relacionados con los registros de impuestos sobre la nómina por cuatro años, luego de la fecha de vencimiento de impuesto o de su pago; lo que ocurra más tarde.

Es importante mencionar que algunas situaciones requieren que conserves los archivos para siempre; en específico, si no presentas una declaración para un año en particular, nunca has presentado impuestos o tienes un problema relacionado con fraude fiscal.; ya que el estatuto de limitaciones no tiene fin.

¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos fiscales de impuestos estatales?

Ya que las regulaciones difieren de acuerdo a la región, es posible que tengas que guardar los documentos de impuestos estatales por más tiempo; además aspectos específicos de la declaración de impuestos, como el fraude y los ingresos no declarados, pueden tener estatutos más largos. Así que se recomienda revisar las leyes tributarias de tu estado y conservar los documentos relevantes de acuerdo con el estatuto de limitaciones locales.

¿Qué documentos fiscales debería conservar?

Si estás por organizar los documentos que se van y los que se quedan, se recomienda guardar aquellos que están relacionados con tu situación fiscal; así podrás fundamentar los detalles de cada año fiscal dentro de los plazos de prescripción de los gobiernos federal y estatal. Aquí te dejamos una lista de nueve registros que se recomienda conservar:

• W-2
• 1099
• Comprobantes de deposito
• Documentos de nómina
• Facturas
• Registros de kilometraje
• Facturas pagadas, como gastos médicos e impuestos de propiedad
• Documentos financieros relacionadas con el funcionamiento de tu negocio
• Documentación para las deducciones detalladas que vas a realizar

¿Dónde guardar los documentos fiscales?

Mantener tus documentos tributarios intactos y legibles es una prioridad, ya que te permite presentar los impuestos con precisión, solicitar préstamos y cumplir con auditorías. El lugar ideal para guardar los documentos fiscales es una caja fuerte cerrada con llave y a prueba de incendios. Así te aseguras de que tus documentos estén a salvo de robos y desastres naturales.

Si buscas simplificar el almacenamientos, puedes realizar copias de seguridad electrónicas y escanear estos documentos; pero ojo, es importante que si vas a guardarlos en la nube te asegures de que la empresa ofrezca un cifrado y seguridad de primera para evitar hackeos o robo digital de información.

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