Mensajes profesionales en la era digital

En la actualidad, los textos y correos electrónicos son la manera más simple de comunicarse con colegas, supervisores y empleados. Pero este tipo de textos, abreviados, redactados rápidamente y sin el tono que les da la inflexión de la voz, pueden ser mal interpretados y causar problemas de comunicación.
El hecho de que enviamos decenas de correos diarios, no debería ser motivo de que descuidemos su redacción y no nos aseguremos de que no se prestarán a confusiones.

A continuación, compartimos una lista de consejos de “etiqueta” para redactar y enviar correos electrónicos.

• Respuesta de cortesía. Más allá de la cantidad diaria de mensajes que recibas, se recomienda responder a un correo dentro de las 24 horas de haberlo recibido. Si estás con mucho trabajo, simplemente puedes enviar un correo acusando recibo y responder más tarde.
• Correos profesionales. No es lo mismo enviar un texto a un amigo que a un supervisor. Evita usar caritas, y “emojis”, en tus comunicaciones, porque te hará ver poco profesional y será una distracción del mensaje que quieres trasmitir.
• Encabezados. Nunca escribas el mensaje que quieres trasmitir en el título del sujeto (Subject line). No sólo es poco profesional, sino que da la impresión de que no te tomaste el tiempo y esfuerzo de redactar el mensaje con claridad. Cuando escribas el título o “subject line” asegúrate de que refleje el contenido del cuerpo del correo.
• Mensajes sin tono. Los textos y correos electrónicos no tienen “tono”, esto es, no reflejan estados de ánimo. Como resultado, el receptor puede interpretar un correo amistoso, de manera hostil, o viceversa. Tampoco se recomienda incluir bromas en los correos profesionales, que podrían ser malinterpretadas.
• Antes de enviar. Nunca te apresures a enviar correos electrónicos, de trabajo o de ningún otro tipo, sin antes leerlos, corregirlos y volverlos a leer. Asegúrate de que no tengan faltas de ortografía y revisa los archivos adjuntos (attachments), que quieras incluir. Más de una persona ha enviado archivos equivocados a sus colegas o supervisores, por no revisar antes de darle un click a “Send”.
• Correos públicos. Nunca asumas que tu correo va a ser leído solamente por la persona a quien se lo enviaste. Numerosos políticos y celebridades se han arrepentido de enviar correos “personales”, que luego se hicieron públicos y arruinaron sus reputaciones y sus carreras.

Nunca olvides que nada de lo que subes a la internet es privado o confidencial.